千佳網點創建模塊（三）| 檔案管理(lǐ)
2018/5/30 9:43:19
千佳網點創建過程中，台賬梳理(lǐ)問題由于文檔驗收要求高、要素廣、數量多、内容精，往往成為(wèi)很多網點失分(fēn)較多的一(yī)項，從而與千佳失之交臂。
君友咨詢将檔案整理(lǐ)歸為(wèi)十大項，具體(tǐ)為(wèi)：
一(yī)、消費者權益保護與社會責任履行；二、經營業績；三、服務(wù)檔案；四、服務(wù)基礎管理(lǐ)；五、ATM設備巡檢、滿意度調查；六、錄像評審；七、自查、神秘人(rén)檢查；八、員(yuán)工管理(lǐ)；九、大堂管理(lǐ)、櫃面服務(wù)效率；十、服務(wù)文化(huà)培育。
君友咨詢根據實踐經驗科學規劃，把檔案管理(lǐ)項目劃分(fēn)為(wèi)四個(gè)階段，整理(lǐ)曆時(shí)十餘天，每個(gè)階段整理(lǐ)重點有所不同。
系統歸檔
第一(yī)階段是系統歸檔，這(zhè)一(yī)階段主要是根據評價标準進行系統規整，确保每一(yī)相關(guān)考核項目都有對應資料。君友咨詢在近幾年的整理(lǐ)過程中發現(xiàn)，幾乎各行網點每年都會有多項檔案文件的缺失，問題率将近一(yī)半。這(zhè)就(jiù)要求網點平時(shí)要重視(shì)積累，至少提前半年以上(shàng)的時(shí)間(jiān)準備創優檔案搜集整理(lǐ)工作(zuò)。
依照服務(wù)檔案整理(lǐ)的考核标準，要求凡是參與考評的網點應有3個(gè)年度的檔案材料，一(yī)般會通過兩個(gè)維度進行分(fēn)類：一(yī)是按照年份分(fēn)類，每年度按照3.0标準進行劃分(fēn)歸納；二是按照标準中對應檢查的版塊進行劃分(fēn)，每個(gè)版塊再進行年份的歸納。
優化(huà)提升
第二階段也(yě)就(jiù)是二次整理(lǐ)，主要是根據項目組專家的意見進行優化(huà)提升，主要針對活動、培訓類，确保有計劃、有總結。在對活動、培訓類的事(shì)件整理(lǐ)過程中，要求活動文檔中要有方案/計劃、有總結/通訊稿、有現(xiàn)場(chǎng)照片/視(shì)頻。
精細規整
第三階段是精細規整，根據專家意見進行精細規整，區分(fēn)省、市(shì)、網點發文，确保制度性文檔的恰當性。這(zhè)一(yī)階段主要就(jiù)各行發布的文件格式、類目進行統一(yī)分(fēn)類。例如(rú)有些(xiē)文件需要添加紅(hóng)頭文、紅(hóng)頭文權限問題等。
裝訂成冊
最後階段是裝訂成冊，根據檢查細項扣分(fēn)标準進行查漏補缺，向檔案負責人(rén)彙報(bào)檔案規整情況。根據十大項輔導網點員(yuán)工進行全面梳理(lǐ)，按照檔案梳理(lǐ)原則進行歸檔分(fēn)類，補齊文件，形成一(yī)套系統化(huà)的資料，全面覆蓋網點文化(huà)、服務(wù)、績效、社會履職、業務(wù)等方方面面，其中包括電子(zǐ)文檔和紙質文檔。
除了(le)傳統的網點文化(huà)宣傳手冊及服務(wù)形象宣傳片外，電子(zǐ)文檔要求能(néng)迅速找到對應的文件材料，書面材料要求有一(yī)定的閱讀感和視(shì)覺感。
檔案管理(lǐ)工作(zuò)要有邏輯，也(yě)要兼顧嚴密性。在創優過程中想要補充檔案管理(lǐ)方面的短闆，就(jiù)應該做到系統的管理(lǐ)、分(fēn)類，有專項負責人(rén)，形成專業的管理(lǐ)團隊。